Microsoft Teams se trata de un software de comunicaciones que permite crear un espacio de conversaciones a través de chats organizados por canales y temas de trabajo. Teams permite crear grupos de colaboración grandes o pequeños y realizar actividades en tiempo real. En resumen, se trata de una herramienta que hará que tus reuniones de trabajo sean mucho más productivas, aunque estas sean on-line.
Además, al tratarse de un servicio de Microsoft, permite utilizar las herramientas ligadas a Office / Microsoft 365, como son los calendarios y las reuniones de Outlook.
Características principales de Microsoft Teams
A continuación, vamos a contarte cuáles son las características principales de Microsoft Teams:
- Teams (equipos): se agrupan los miembros formando equipos de trabajo por áreas o proyectos. La aplicación permite conectarse a través de canales, por lo que permite crear flujos de trabajo fluidos.
- Canales: con el equipo ya creado se conectan a los diferentes canales. Se tratan de temas de conversación centrados en diferentes asuntos para mantener las conversaciones organizadas. Se trata de una conversación en tiempo real en la que los usuarios pueden compartir sus ideas y discutirlas en profundidad.
- Feed de actividades: ofrecen información, a los usuarios, de las conversaciones que están teniendo lugar en los canales de los que no forman parte.
- Chat: se utiliza como un foro donde discutirlas diferentes ideas que no son adecuadas para los espacios en grupo.
- Llamando a…: los usuarios pueden llamar a clientes externos o recibir llamadas, siempre que cuenten con el plan de llamadas. Además, pueden invitar a personas externas a colaborar en los equipos, muy útil cuando se trabaja con clientes.
- Reuniones en línea: estas pueden programarse o crearse dentro de los canales mediante el uso de un plug-in para Outlook. Más adelante te explicaremos cómo puedes hacer esto.
- Compartir archivos: este es uno de los principales puntos fuertes de Microsoft Teams. Permite compartir los archivos y colaborar en el contenido. Con Teams puedes borrar archivos, moverlos, copiarlos, editarlos, compartirlos…
Pasos para programar una reunión en Microsoft Teams
Ahora que ya sabes qué puedes hacer con Microsoft Teams es el momento de que te contemos cómo organizar reuniones. Lo primero que debes saber es que existen diferentes maneras de programar una reunión en Teams:
Programar una reunión en Teams
Principalmente, puedes crear una reunión en un canal o en una conversación. Para crear una reunión en un canal en Teams debes hacer lo siguiente:
- En la barra inferior, pulsa el icono de la cámara (reunirse ahora).
- Asigna el nombre de la reunión, será público para todo el canal y todos podrán unirse.
- Pulsa el botón “Reunirse ahora” para dar inicio a la reunión.
Si lo que quieres es crear una reunión sobre una conversación en Teams, sigue los siguientes pasos:
- Busca el icono de la cámara en el menú que aparece al responder a un tema. Esto generará una reunión en torno a dicho tema.
- Asigna un nombre a la reunión.
- Pulsa en “Reunirse ahora” para iniciar la reunión.
¿Cómo invitar a usuarios a una reunión de Teams?
Una vez la reunión comenzada puedes invitar a más miembros para participar en la reunión:
- En el buscador: escribe el nombre de la persona que deseas invitar a la reunión de Teams.
- Invitar a otros: si estás haciendo una reunión sobre un tema en concreto podrás invitar a las personas que ya estén participando en este tema.
- Sugerencias: aparecerán las personas del canal en el que estés creando la reunión.
